Arşiv Dijitalleştirme

Şirket ve kurumlara ait evraklarının, kitapların, yazışmaların, ciltli evrak ve benzeri tüm dokümanların taranıp, veri girişine tabi tutularak bilgisayar ortamına aktarılması işine Servis Büro Hizmeti adı verilir.

Servis Büro hizmetleri, hizmetin verildiği yere bağlı olarak ikiye ayrılır. Kod-A her iki servis büro hizmetini de, sektörün lider firması olma özelliğine yakışır şekilde en kaliteli, hızlı ve güvenilir şekilde vermektedir.

Arşiv Dijitalleştirme ve Servis Büro

 

Yerinizde Servis Büro

Kod-A‘nın verdiği servis büro hizmetlerinin önemli bir kısmını Yerinde Servis Büro Hizmetleri oluşturmaktadır. Evraklarının bünyeleri dışına çıkmasını istemeyen işletme ve kurumlar için yerinde servis büro hizmeti ideal bir çözümdür.

Yerinde servis büro hizmetini Kod-A’nın uzman personeli, ekipmanı ve yazılımlarıyla kurumun/şirketin kendisine tahsis etmiş olduğu alanda verir. Bu iş için ayrılan mekanın fiziki koşullarının projenin miktar ve süre gibi parametreleriyle uyumluluğu önemlidir. Kod-A bu konuda gereken bilgilendirmeyi yapıp, danışmanlık hizmeti de sunar.

 

Yerimizde Servis Büro

Kod-A‘nın İzmir’de Dijital Arşiv Kenti, İstanbul ve Ankara‘da ise servis büro hizmetlerine uygun şekilde tasarımlanmış servis büro ofisleri bulunmaktadır.
Metro Ethernet ve VPN bağlantılı güçlü ve güvenli İnternet bağlantısı, servis büro hizmeti için uygun fiziki koşullar ve Kod-A teknik ekibine yakınlık, yerimizde verdiğimiz servis büro hizmetlerinin önemli avantajlarıdır. Yerimizde verdiğimiz hizmetler ayrıca düşük maliyet avantajı da sunmaktadır.

Standart bir servis büro hizmeti aşağıdaki adımlardan oluşur:

  1. Evrak Ayrıştırma: Servis büro hizmetine tabi dosyalardaki evraklar öncelikle tarama işlemine hazır hale getirilir. Evraklardaki zımba, ataş gibi tarayıcılarda sorun çıkarabilecek malzemeler çıkarılıp, dosya içindeki farklı evraklar arasına ayraçlar yerleştirilir. Taranması gerekmeyen sayfalar bir kenara ayrılır, taranacak evraklar ise tarayıcıdan rahatlıkla geçecek şekilde düzenlenir.
  2. Evrak Tarama: Düzenlenen evraklar profesyonel doküman tarayıcıları ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılır. A3 ebadına kadar olan evraklar genellikle otomatik kâğıt beslemeli doküman tarayıcılar ile taranır. Bu aşamada kullanılan tarayıcılar dakikada 40 ila 100 sayfa arasında tarama yapabilmektedir. Bu tarayıcılarda çift kağıt geçişini engelleme/algılama, çift yüzlü tarama, otomatik görüntü iyileştirme gibi özellikler bulunur.
  3. Görüntü İyileştirme: Bu aşamada taranmış görüntülerin kalitesini arttırıcı algoritmalar uygulanır. Bu işlemler yazılımsal olarak veya görüntü işleme kartlarıyla gerçekleştirilir. Sanal yeniden tarama denilen yöntemler ile her bir sayfa için ideal görüntü parametreleri otomatik olarak yeniden taramaya gerek kalmadan uygulanır.
  4. İndeksleme: Bu adımda evraklar için arama/tasnifleme kriterleri girilir. Bu kriterler dosya numarası, müşteri adı, numarası, evrak tipi, evrak sayısı, tarih gibi bilgileri içerebilir. Evrak taramadan geçen evrakların dijital halleri üzerinde sayfaların birleştirilmesi ve evrakların birbirinden ayrıştırılması işlemleri de bu aşamada yapılır.
  5. Kalite Kontrol: Kalite kontrol servis büro hizmetlerinin en önemli aşamasıdır. Kısa sürede çok fazla sayıda evrakın işlenmesi nedeniyle çeşitli hatalar oluşabilir. Verileri hatalı girilen ya da taranmayan evraklara bilgisayar ortamından erişim mümkün olmaz, bu nedenle veri ve belgelerin hatasız olarak aktarılması şarttır. Kalite kontrol aşamasında olası hatalar tarama ve indeksleme süreçleri sonrası ayrı ayrı uygulanan kalite kontrol işlemleriyle tespit edilip düzeltilir.
  6. Aktarma: Taranmış, görüntü işleme tabi tutulmuş, verileri girilmiş evrakların doküman arşiv sistemlerine kaydedilmesiyle süreç tamamlanmış olur.

Arşiv Dijitalleştirme Sisteminin Avantajları