1. Home
  2. Docs
  3. GreenDocs 5 Kullanım Kılavuzu (TR)
  4. Dosya Tasnif Planı
  5. Dosya Planı Oluşturma

Dosya Planı Oluşturma

 

Bir kuruma ait Dosya Planı aşağıdaki şekilde oluşturulmaktadır. Örnek bir dosya planını ele alalım.

dosyaPla

 

 

1. İlk olarak bu kuruluş bir Holding mi? Holding ise ağaç yapısının en başı Holding olmalı. (Fon Grubu)


Altında bulunan tüm firmalar tespit edilip listelenmelidir.

Eğer Holding değilse Firma adı ne ise onun belirtilmesi gerekiyor. Bu durumda, (Fon)
şeklindedir.

2. Ardından bu Firma(lar) altında her ne kadar birim varsa tespit edilmelidir.

Örnek olarak YZ Firması altında bulunan birimler üst görseldeki gibi listelenmiştir.

Firmaya ait Tüm birimlerin o ağaç yapısına bağlanması gerekmektedir. Bu yüzden Tüm Birimlerin doğru bir şekilde tespit edilmesi çok önemlidir.

YZ Firması

  1. Muhasebe
  2. Yazılım
  3. İnsan Kaynakları

Şeklindeki örnek yapı listelenmiştir.

Eğer firma il – ilçe müdürlükleri içeriyorsa bu yapıyıda belirtmesi gerekiyor. Bu durumda İl – İlçe müdürlüklerine ait birimlerde tespit edilip ona ait ağaç yapısı çıkarılacaktır.

3. Daha sonra ilgili birimlere ait dosya isimleri(seri) belirlenmelidir. Bu seriler ilgili birimlere bağlanacaktır. Bu yüzden yapıyı oluştururken birimlere bağlı seriler şeklinde oluşturulmalı ve ona göre isimlendirilip bilgilendirilme yapılması gerekmektedir.

Örnek olarak bir üst görselde Muhasebe birimine bağlı Muhasebe Dosyası Serisi isimlendirilip listelenmiştir. Kaç tane seri oluşturulacaksa bunların bu birime bağlanabileceğini unutmayalım.

A. Muhasebe

  1. Muhasebe Dosyası

B. Yazılım

  1. Yazılım Dosyası

C. İnsan Kaynakları

  1. Özlük Dosyası

Şeklinde listelenmelidir.

4. İlgili Serilere ait Belge Türleri tespit edilip listelenmelidir.

A. Muhasebe

  1.  Muhasebe Dosyası
    1.a. Gelir – Gider
    1.b. Çek
    1.c. Alış Faturası
    1.d. Satış Faturası
    1.e. Senet

B. Yazılım

  1.   Yazılım Dosyası
    1.a. Yazılım Dosyası
    2.a. …

C. İnsan Kaynakları

  1. İK (Özlük) Dosyası
    1.a. Diploma
    1.b. İzin Belgesi
    1.c. Rapor
    1.d. İkametgah
    1.e. Kimlik

5. Bu yapı oluşturulduktan sonra ilgili serilere Ait Tip alanları (Metadatalar) belirlenmelidir.

Bu metadatalar her bir seri ve serilere bağlı belgelere ait alanlardır. Dosya planı için yapılacak aramalarda, indexleme işlemlerinde kullanılacak olan bu alanların ilgili serilere bağlanması gerekmektedir. Bu nedenle serilere ait metadataların belirlenip, listelendikten sonra sunulması gerekmektedir.

Her seriye ve belgeye ait alanlar varmı? Varsa ilgili seriye ve belgeye ait alanlar listelenmelidir.

Örnek tipleri,serilere ve belgelere ait tipleri nasıl oluşturulmalıyız inceleyelim.

Tip oluşturulurken, tipin verisinin ne olması gerektiğini mevcut veri tiplerinden yada sonradan oluşturabileceğimiz çoktan seçmeli tipler üzerinden ayarlayabiliriz.

Varsayılan Tüm Veri tipleri;

Yukarıda ki tipler genel olarak kullanılan tipler olduğu için tip ayarlarında hali hazırda mevcuttur.

Ancak bir arama bulma işlemi, indexleme işlemleri için ekstra metadata bilgilerine ihtiyacımız varsa,

Örnek olarak Muhasebe Dosyası serisini ele alalım. Gelen – Giden evrakların hangi metadata alanlarına ihtiyacı varsa bunların tespit edilip , tip oluşturulurken ayarlanması gerekmektedir. İlgili tip ayarlandıktan sonra, gereken seriye bağlanacaktır. Bu yüzden her seri ve her belge için ilgili bir Tip alanı varsa kesinlikle listelenip belirtilmelidir.

Tip ayarları yapılırken, ilgili serinin veya belgenin hangi metadata alanlarına ihtiyacı varsa gözetilmeli ve veri tipi bilgisinin ne olduğuda aynı şekilde listelenmelidir.

Bu yüzden üst tarafta gösterilen metadata alanının hangi veri tipinde olduğu bilgisininde verilmesi gerekmektedir.

Muhasebe Dosyası için örnek bir tip oluşturalım.

Muhasebe Dosyası için Muhasebe Tipi adı altında bir tip oluşturuldu.
Bu tipe ait alanlar;

FaturaNo, Tarih, Firma değerleridir. Her bir alanın alan tipinin belirlenmesi gerekiyor.

Dikkat: FaturaNo Sayı alan tipini , Tarih Tarih veri tipini kullanılarak oluşturulmuştur.

Ancak Firma üst verisi indekslenirken çoktan seçmeli bir tipe sahipse, o zaman o ve çoktan seçmeli değerlerinde belirtilmesi gerekmektedir.

 

Was this article helpful to you? Yes No

How can we help?