GreenDocs Entegre Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi


GreenDocs EDAYS (Entegre Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi) sayesinde çalışanlarınız, bilgisayarlarından ister kağıt ister elektronik, aradıkları dokümanları kolaylıkla bulabilir, yetkileri çerçevesinde erişip, paylaşabilirler.


GreenDocs EDAYS'nin Yapısı ve Avantajları:


Açık Mimari: GreenDocs EDAYS'nin en önemli özelliklerinden biri açık bir mimariye sahip olmasıdır. Bu durum sistemin bütünleşik bir çözümde kurumda mevcut yazılım ve donanım bileşenleri ile kolayca entegre edilebilmesini sağlamaktadır.

Ölçeklenebilirlik: GreenDocs EDAYS yüksek ölçeklenebilirlik özelliği ile ülkemizdeki Vodafone, Nüfus Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü gibi sektörün en büyük kamu ve özel sektör projelerinde kullanılmaktadır. GreenDocs EDAYS ile küçük projelerle başlayıp büyüyebilmek de mümkün.

Web Mimarisi: GreenDocs DYS (Doküman Yönetim Sistemi)'nin temelinde web mimarisi bulunmaktadır. Bu sayede bilgisayarınıza herhangi bir program kurulması gerekmemektedir. Masaüstü istemcisi opsiyonel olarak sunulmaktadır. Responsive tasarımının yanı sıra mobil uygulaması ile Android ve iOS tabanlı cihazlara kurulabilmektedir.

Dağıtık Mimari:"Load balancing", "remote cache server" gibi yetenekleri sayesinde, GreenDocs DYS (Doküman Yönetim Sistemi) dağıtık yapılarda büyük bir performansa sahiptir.

İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemi (RDBMS) Desteği: GreenDocs DYS (Doküman Yönetim Sistemi) popüler İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemlerini (MS SQL Server, ORACLE, DB2, ODBC, vb) desteklemektedir.

Servis Büro Modülü: Bu modül sayesinde hem arşivlerinizi dijitalleştirebilir hem de günlük belge dijitalleştirme işlevlerinizi yerine getirebilirsiniz. GreenDocs Servis Büro Modülünün sektörde yaygın kullanılan KodA ve GreenDocs Arşiv Yönetim Sistemlerine doğrudan kayıt edebilme özelliği de ürünün başka özgün artılarındandır. Bu sayede yüksek maliyet ve süre gerektiren entegrasyon ve aktarım süreçlerine gerek kalmamaktadır. Servis büro modülü aşağıdaki bileşenlerden oluşmaktadır:

- Tarama modülü: Deste tabanlı tarama özelliği sayesinde yüksek hacimli belge tarama operasyonları kolaylaşmaktadır. Taranacak evrakları dosya bazında destelere ayırıp sonraki görüntü işleme, OCR, indeksleme ve aktarma adımlarında tüm operasyonu deste bazlı yürütebilirsiniz. Kolay deste yönetimi arşiv dijitalleştirme verimliliğini arttıran unsurların başında gelmektedir.

- Görüntü İşleme Modülü: Görüntü işleme modülü aşağıdaki özelliklere sahiptir.


  • Deskew: Bazı sayfalar sağa veya sola doğru belirli derecelerde bir kaymaya sahip olmaktadır. Bu tarz kaymalar evrakın yamuk veya eğik görünmesine neden olmaktadır. GreenDocs bu tarz kaymaları otomatik ve elle düzeltme olanaklarına sahiptir.
  • İyileştirme: Leke giderme, noktacık temizleme, görüntü netleştirme gibi işlevler ile sayfa görüntüsü maksimum okunaklılığa ulaştırılmaktadır.
  • Renk yönetimi ve renk temizleme özellikleri görüntü kalitesini arttırmaktadır.
  • Görüntü düzenleme: Kullanıcı aşağıdaki düzenleme işlevlerini yerine getirebilir.
  • Döndürme (rotate): Görüntüyü +-90, 180 derece veya belirli bir derece ile döndürme
  • Büyültme-küçültme işlemleri (odak artırma ve azaltma ile genel ve büyüteç tutarak yerel)
  • Kırpma

OCR Modülü: GreenDocs’un güçlü Türkçe OCR motoru kağıt evrakların da düzenlenebilir metinlere dönüştürülmesini ve tam metin aramaya tabi tutulabilmelerini sağlamaktadır. GreenDocs’un kendi OCR motorunun yanı sıra Türkiye distribütörü olduğumuz ABBYY FineReader OCR motorunu da kullanabilmektedir. Bu durum Türkçe OCR ve metin analizi konusunda GreenDocs’a güç katmaktadır.

Barkod Modülü: Barkod modülü sayesinde barkod etiket tasarımı, yazdırılması, varlık türleriyle, saklama elemanlarıyla ilişkilendirilmesi işlemleri yapılmaktadır. Bu sayede Dosyalar ve belgeler ile arşiv saklama elemanlarına barkod etiketleri yapıştırılabilmektedir. Bu durum fiziksel lokasyon adreslemesini otomatik hale getirdiğinden elle yapılan hataları önler. 1-B ve 2-B tüm standart barkod türleri desteklenmektedir.

Fiziksel Arşiv Yönetimi Modülü: Bu modül sayesinde dosyaların arşivlerdeki fiziksel adresleri barkod ve RFID bazlı otomasyonla yönetilir. Ödünç al, ödünç ver, iade et, ödünç talep, iade talep, evrak teslim-tesellüm işlemlerinin sistemle entegre ve barkodlu yapılması; evrakı arama süreçlerinde verimlilik ile evrak kaybının azalması gibi avantajlara sahiptir.

Kolay Arama Seçenekleri ve Tam Metin (Full Text) Arama: GreenDocs DYS (Doküman Yönetim Sistemi)'nin gelişmiş arama modülü hızlı arama, detaylı arama seçeneklerine sahiptir. Her iki alternatifte de hem yapısal arama hem de tam metin arama yapmak mümkündür. Yapısal arama doküman kaydedilirken girilen indeks bilgilerine göre (doküman tipi, yazarı, konusu, not, tarih vb.) aramadır. Tam metin aramada ise doküman içeriğindeki metin üzerinden arama yapılabilmektedir. Bu sayede dokümanı içinde geçen sözcük ya da sözcük gurubu ile bulabilirsiniz. Güçlü OCR motoru sayesinde taranmış dokümanlar üzerinden tam metin arama yapabilme yeteneği de mevcuttur.

Yetkilendirme: GreenDocs DYS Sistem Yönetici Modülü ile kullanıcı guruplarına ve doküman guruplarına göre detaylı yetkilendirme ayarlamaları yapmak mümkündür. GreenDocs DYS Yetkilendirme Modülü Active Directory, popüler LDAP sunucular ve İşletim Sistemi güvenliği ile entegre edilebilir.

Detaylı Tarihçe Desteği: Bir dokümanın tarihçesi sayesinde o dokümanın geçirdiği safhalar, gördüğü işlemler, bu işlemlerin kimler tarafından hangi tarih ve saatte gerçekleştirildikleri görülebilir. Bu sayede bir dokümana kimin ne zaman eriştiği, ne zaman onay verdiği ya da değiştirdiği görülebilir.

Esneklik: GreenDocs DYS Admin Modülleri ile kullanıcı arayüzleri ve konfigürasyonlar kolayca yapılabilmektedir.

Yaygın Dosya Formatı Desteği: GreenDocs DYS (Doküman Yönetim Sistemi) yaygın dosya formatlarının tamamını desteklemektedir.  (JPEG, GIF, PDF, TIFF, Word, Excel, vb.)

Güçlü Görüntü İşleme Desteği: GreenDocs Capture Tarama ve Görüntü İşleme Sistemi ile kağıt belgelerin GreenDocs DYS (Doküman Yönetim Sistemi) tarafından yönetilmesi sağlanır. GreenDocs Capture Twain ve ISIS sürücülü tarayıcıları standart olarak desteklemektedir.

Not Düşme (Annotation) Özelliği: Dokümanların orijinal hali bozulmayacak şekilde doküman üzerine notlar düşülebilir, çizimler yapabilir. Notlar üzerinde de yetkilendirme yapılabilir. Bu sayede bazı  notları sadece yetkilendirilmiş kişiler görebilir, yetkilendirilmiş kişiler istendiği zaman değiştirebilir.

Entegrasyon: GreenDocs DYS (Doküman Yönetim Sistemi) açık mimarisi sayesinde her türlü program ve platformla kolaylık entegre edilebilmektedir. Özel uygulama geliştirme için güçlü bir API/SDK desteği bulunmaktadır.

Hiyerarşik Depolama Yönetimi (HSM): GreenDocs DYS HSM modülü sayesinde dokümanlarınıza yaşam döngüleri boyunca uyacakları depolama kriterleri verebilir ve çevrim içi/dışı (on-line, near-line, off-line) depolama yönetimi yapabilirsiniz.

Diğer: GreenDocs DYS; versiyon kontrolü, “chek-in/out”, “birleşik doküman” gibi doküman yönetim sistemlerinin standart özelliklerinin tamamına sahiptir.

Daha fazla bilgi için kullanım kılavuzunu inceleyebilirsiniz.