Arşiv

Dijital Arşiv (Arşiv Sayısallaştırma)

Dijital Arşiv Nedir?

Teknolojik gelişmeler birçok alanda olduğu gibi arşivcilik alanında da hayatı çok kolaylaştıran çözümler sunmaktadır. Yüz yıllar içinde fazla bir değişim göstermemiş arşivcilik uygulamaları, dijital arşiv ile beraber yepyeni bir boyut kazanmıştır.

Dijital arşiv, kağıt evrak ya da görsellerin sayısallaştırılmış yani dijital veriye dönüştürülmüş halidir. Kurumlara büyük kolaylıklar sağlayan dijital arşiv kullanımı hızla yaygınlaşmakta, kaçınılmaz bir gereklilik haline gelmektedir.

Dijital arşiv oluşturmak için yürütülen standart bir servis büro hizmeti aşağıdaki adımlardan oluşur:

  • Evrak Ayrıştırma:Dijital arşiv içinde yer alacak evraklar öncelikle tarama işlemine hazır hale getirilir. Taranması gerekmeyen sayfalar bir kenara ayrılır, taranacak evraklar ise tarayıcıdan rahatlıkla geçecek şekilde düzenlenir.
  • Evrak Tarama: Düzenlenen evraklar profesyonel doküman tarayıcıları ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılır.
  • Görüntü İyileştirme:Bu aşamada taranmış görüntülerin kalitesini arttırıcı algoritmalar uygulanır.
  • İndeksleme:Bu adımda evraklar için arama/tasnifleme kriterleri girilir. Bu kriterler dosya numarası, müşteri adı, numarası, evrak tipi, evrak sayısı, tarih gibi bilgileri içerebilir.
  • Kalite Kontrol:Kalite kontrol arşiv dijitalleştirme sürecinin (servis büro hizmetlerinin) en önemli aşamasıdır. Bu aşamada olası hatalar tarama ve indeksleme süreçleri sonrası ayrı ayrı uygulanan kalite kontrol işlemleriyle tespit edilip düzeltilir.
  • Aktarma:Taranmış, görüntü işleme tabi tutulmuş, verileri girilmiş evrakların doküman arşiv sistemlerine kaydedilmesiyle süreç tamamlanmış olur.

 

Dijital Arşivin Avantajları

Günümüzde hızla yaygınlaşan dijital arşiv, kurumlar ve kurumların hizmet verdiği insanlara birçok avantaj sunmaktadır. Arşiv dijitalleştirme sürecinde belgeler gözden geçirilir, ayıklanır ve yeniden tasnif edilir. Bu süreç sayesinde fiziksel arşivlere de yeni bir düzen verilebilir. Arşiv dijitalleştirme sürecinin profesyonel bir şirket tarafından yapılması durumunda, aynı şirketten fiziksel arşivin standartlara uygun şekilde düzenlenmesi noktasında da hizmet alınabilir.

Dijital arşiv sayesinde tüm belgelere elektronik ortamdaulaşılır; zaman ve iş gücünden tasarruf sağlanır. Ancak dijital arşivin sağladığı avantajlar bunlarla sınırlı değildir. Dijital arşiv kurum ve kişilere şu avantajları sunar:

  • Belgelerin yıpranmasını önler: İhtiyaç halinde sürekli asıllarına başvurulan evraklar bir süre sonra yıpranır. Dijital arşiv sayesinde asılları hukuki zorunluluklar dışında kullanılmayan belgeler yıpranmaz.
  • Belgeler kaybolmaz: Dijital arşive kaydedilmiş belgelerin kaybolma riski yoktur. Dijital arşiv sayesinde, fiziksel arşivdeki asıl belgelerin kaybolma ihtimali de azalır.
  • Yer kaybını azaltır: Dijital arşiv sayesinde çok daha az ihtiyaç duyulacak fiziki arşivler farklı uygun alanlara taşınabilir. Fiziksel arşivler, Kod-A Bilişim AŞ’nin dijital arşiv kentinde de en uygun koşullarda saklanabilir.
  • Zaman kazandırır: Dijital arşiv belge aramak için geçen süreyi minimuma indirir.
  • Maliyetleri düşürür: Zaman ve iş gücü kaybının önüne geçen dijital arşiv; verimliliği arttırır, maliyetleri düşürür. Ayrıca fotokopi, kağıt, kartuj ve benzeri masrafları da minimuma indirir.
  • Aynı anda çoklu erişim imkanı sağlar: Dijital arşiv sayesinde aynı belgeye aynı anda isteyen herkes ulaşabilir.
  • Yetkiye dayalı belgeye ulaşım sistemi: Kurumlar belgelerinin hepsini herkese açmazlar. Dijital arşiv belgeler üzerinde yetkilendirme yapma olanağı sağlar. Bu sayede belli belgelere sadece yetkilendirilmiş kişiler ulaşabilir.

Yorum Yok

    Yanıt Bırak