Genel

Dijital Arşivleme Nedir?

Teknolojik gelişmeler birçok alanda olduğu gibi arşivcilik alanında da hayatı çok kolaylaştıran çözümler sunmaktadır. Yüz yıllar içinde fazla bir değişim göstermemiş arşivcilik uygulamaları, dijital arşivleme ile beraber yepyeni bir boyut kazanmıştır.

Dijital arşivleme, kağıt evrak ya da görsellerin sayısallaştırılmış yani dijital veriye dönüştürülmüş halidir. Kurumlara büyük kolaylıklar sağlayan dijital arşivleme hızla yaygınlaşmakta, kaçınılmaz bir gereklilik haline gelmektedir.

Dijital arşivleme için yürütülen standart bir servis büro hizmeti aşağıdaki adımlardan oluşur:

  • Evrak Ayrıştırma: Dijital arşivleme sürecine dahil olacak evraklar öncelikle tarama işlemine hazır hale getirilir. Taranması gerekmeyen sayfalar bir kenara ayrılır, taranacak evraklar ise tarayıcıdan rahatlıkla geçecek şekilde düzenlenir.
  • Evrak Tarama: Düzenlenen evraklar profesyonel doküman tarayıcıları ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılır.
  • Görüntü İyileştirme: Bu aşamada taranmış görüntülerin kalitesini arttırıcı algoritmalar uygulanır.
  • İndeksleme: Bu adımda evraklar için arama/tasnifleme kriterleri girilir. Bu kriterler dosya numarası, müşteri adı, numarası, evrak tipi, evrak sayısı, tarih gibi bilgileri içerebilir.
  • Kalite Kontrol: Kalite kontrol dijital arşivleme sürecinin (servis büro hizmetlerinin) en önemli aşamasıdır. Bu aşamada olası hatalar tarama ve indeksleme süreçleri sonrası ayrı ayrı uygulanan kalite kontrol işlemleriyle tespit edilip düzeltilir.
  • Aktarma: Taranmış, görüntü işleme tabi tutulmuş, verileri girilmiş evrakların doküman arşiv sistemlerine kaydedilmesiyle süreç tamamlanmış olur.

Dijital Arşivlemenin Avantajları

Günümüzde hızla yaygınlaşan, pandemi süreci sonrası önemi çok daha fazla artan dijital arşivleme, kurumlar ve kurumların hizmet verdiği insanlara birçok avantaj sunmaktadır. Dijital arşivleme sürecinde belgeler gözden geçirilir, ayıklanır ve yeniden tasnif edilir. Bu süreç sayesinde fiziksel arşivlere de yeni bir düzen verilebilir. Dijital arşivleme sürecinin profesyonel bir şirket tarafından yapılması durumunda, aynı şirketten fiziksel arşivin standartlara uygun şekilde düzenlenmesi noktasında da hizmet alınabilir.

Dijital arşivleme sayesinde tüm belgelere elektronik ortamda ulaşılır; zaman ve iş gücünden tasarruf sağlanır. Ancak dijital arşivin sağladığı avantajlar bunlarla sınırlı değildir. Dijital arşiv kurum ve kişilere şu avantajları sunar:

  • Belgelerin yıpranmasını önler: İhtiyaç halinde sürekli asıllarına başvurulan evraklar bir süre sonra yıpranır. Dijital arşivleme sayesinde asılları hukuki zorunluluklar dışında kullanılmayan belgeler yıpranmaz.
  • Belgeler kaybolmaz: Dijital arşive kaydedilmiş belgelerin kaybolma riski yoktur. Dijital arşivleme sayesinde, fiziksel arşivdeki asıl belgelerin kaybolma ihtimali de azalır.
  • Yer kaybını azaltır: Dijital arşivleme sayesinde çok daha az ihtiyaç duyulacak fiziki arşivler farklı uygun alanlara taşınabilir. Fiziksel arşivler, Kod-A Bilişim AŞ’nin dijital arşiv kentinde de en uygun koşullarda saklanabilir.
  • Zaman kazandırır: Dijital arşivleme belge aramak için geçen süreyi minimuma indirir.
  • Maliyetleri düşürür: Zaman ve iş gücü kaybının önüne geçen dijital arşivleme; verimliliği arttırır, maliyetleri düşürür. Ayrıca fotokopi, kağıt, kartuş ve benzeri masrafları da minimuma indirir.
  • Aynı anda çoklu erişim imkanı sağlar: Dijital arşivleme sayesinde aynı belgeye aynı anda isteyen herkes ulaşabilir.
  • Yetkiye dayalı belgeye ulaşım sistemi: Kurumlar belgelerinin hepsini herkese açmazlar. Dijital arşivleme belgeler üzerinde yetkilendirme yapma olanağı sağlar. Bu sayede belli belgelere sadece yetkilendirilmiş kişiler ulaşabilir.

Yorum Yok

    Yanıt Bırak